Firmenwagen für Mitarbeiter: Versicherung, Steuer und Vorschriften

Firmenwagen für Mitarbeiter gelten als Bonus – können jedoch auch Nachteile mit sich bringen

Sie denken darüber nach, den Arbeitgeber im nächsten Mitarbeitergespräch um einen Dienstwagen zu bitten? Oder er bietet es Ihnen von selbst an und Sie sind unsicher, welche Auswirkungen dieses Angebot haben könnte? Generell scheint es ein toller Bonus zu sein, der die meisten erst einmal begeistern dürfte. Allerdings sollten Sie zunächst abklären, ob der Firmenwagen mit einer Privatnutzung einhergeht, oder ob eine solche untersagt bleibt.

Darüber hinaus sollten Sie bedenken, dass auch ein Dienstauto nicht komplett kostenfrei für den Arbeitnehmer bleibt. Stattdessen gilt es, sich Gedanken über die Kfz-Steuer zu machen, denn diese entscheidet über den Nutzen vom Firmenwagen: Lohnt sich dieser oder stellt er eine neue (finanzielle) Belastung dar? Wir wollen im Folgenden auf die Einzelheiten eines Dienstwagens eingehen und welche Gesetze gelten, wenn Sie mit diesem unterwegs sind.

FAQ: Firmenwagen

Ist eine Firmenwagen rechtlich definiert?

Nein, eine klare gesetzliche Festlegung, was ein Dienstwagen oder eine Firmenwagen ist, gibt es nicht. Allerdings kann ein Kfz als Firmenwagen per Zulassung deklariert werden. Wann das möglich ist, beschreibt unser Ratgeber hier.

Kann ein Firmenwagen auch privat gefahren werden?

Arbeitgeber können die private Nutzung ausschließen oder auch erlauben. Wichtig ist, welcher Fahrer bei einer privaten Nutzung durch die Versicherung abgedeckt ist.

Wer haftet bei einem Unfall mit einem Firmenwagen?

Ein Unfall wird bei einem Firmenwagen nicht anders geregelt als bei einem privaten Kfz. Der Fahrer ist bei der Nutzung verantwortlich und muss bei Selbstverschulden für die Kosten aufkommen.

Inhalt:

Firmenwagen: Voraussetzungen für die rechtliche Einordnung

Wichtige vertragliche Vereinbarungen

Mit dem Firmenwagen geblitzt – was jetzt?

Den Firmenwagen versteuern: Worauf ist zu achten?

Firmenwagen: Voraussetzungen für die rechtliche Einordnung

Eine grenzscharfe gesetzliche Definition für die Bezeichnung “Dienstauto” bzw. “Firmenwagen” gibt es nicht. Jedoch muss für die Einordnung feststehen, dass das Kfz zum steuerlichen Betriebsvermögen gehört. Dabei gilt:

Es besteht die Möglichkeit, bei der Zulassungsstelle ein Auto als Firmenwagen zu registrieren, wenn es zu mindestens 10 Prozent betrieblich genutzt wird.
Es besteht die Verpflichtung, ein Auto als Firmenwagen zu registrieren, wenn es zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird.
Den Firmenwagen nur privat zu nutzen, das geht nicht. In diesem Fall kann er nicht als Dienstauto gemeldet werden.

Dient der Firmenwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit, zählt dies ebenfalls zur betrieblichen und nicht zur privaten Firmenwagennutzung. Wie Sie diese Nutzungsanteile in Prozent vorweisen, ist in der Regel Ihnen überlassen, ein Fahrtenbuch ist dazu nicht zwangsläufig notwendig.

Stattdessen genügt es oftmals, solche Daten anhand Terminkalendern, repräsentativen Aufzeichnungen (in etwa über einen Zeitraum von drei Monaten) oder Abrechnungen gegenüber Auftraggebern nachzuweisen.

Dabei kommt es jedoch auch auf die Branche an: Bei manchen Jobs, wo viel gefahren wird (dazu zählen bspw. Handwerker oder Taxifahrer), geht das Finanzamt grundsätzlich von einem Nutzungsanteil von mehr als 50 Prozent aus.

Wichtige vertragliche Vereinbarungen

Ein Firmenwagen sieht zunächst wie ein Vorteil für den Angestellten aus, bei der Verwendung desselben treten jedoch häufig viele Fragen auf. Im Idealfall ist für solche Fälle bereits im Arbeitsvertrag eine Klausel enthalten, welche das Vorgehen in der fraglichen Situation regelt. Zu den wichtigsten vertraglichen Vereinbarungen gehören die folgenden:

Darf der Firmenwagen privat genutzt werden?
Werden Extra-Wünsche vom Arbeitgeber bezahlt?
Wer übernimmt welche Kosten?
Was geschieht mit dem Firmenwagen nach einer Kündigung o. Ä.?

Mit dem Firmenwagen geblitzt – was jetzt?

Wenn Sie mit dem Firmenwagen geblitzt werden, stellt sich die Frage nach den Folgen. In Deutschland gilt in der Regel, dass der Halter nicht für Verstöße gegen die Straßenverkehrs-Ordnung (StVO) belangt werden kann, die er nicht begangen hat, selbst wenn sein Auto als Tatfahrzeug identifiziert wurde. Sollte jedoch der Mitarbeiter beispielsweise zu schnell gefahren sein oder eine rote Ampel ignoriert haben, ist dieser als Fahrer für die Verkehrsbehörde oft nicht leicht auszumachen.

In solchen Fällen wendet sich die Behörde zunächst an das Unternehmen, um weitere Informationen zu erhalten, wie beispielsweise wer den Firmenwagen zum fraglichen Zeitpunkt gefahren hat oder ob der Täter auf dem Blitzerfoto erkennbar ist. In der Regel ist der Vorgesetzte geneigt, diese Informationen weiterzugeben, da ihm bei einer Verweigerung oft ein Fahrtenbuch droht, was für das Unternehmen zusätzlichen Aufwand bedeutet. Außerdem droht ein Bußgeld für den Firmenwagen, wenn das auferlegte Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt wird, da die Behörde das Recht hat, dieses regelmäßig zu überprüfen.

Der Bußgeldbescheid wird dann nach der Antwort des Vorgesetzten direkt an den Fahrer adressiert, welcher die üblichen Sanktionen wie Bußgelder, Punkte in Flensburg oder ein Fahrverbot auferlegt bekommt. Es ist daher wichtig, dass die Regeln und Vereinbarungen bezüglich der Nutzung des Firmenwagens klar definiert sind, um mögliche Konsequenzen zu vermeiden.

Den Firmenwagen versteuern: Worauf ist zu achten?

Wenn Sie einen Dienstwagen gestellt bekommen, der auch für die Privatnutzung freigegeben ist, müssen Sie die steuerlichen Aspekte beachten, die damit einhergehen. Die private Nutzung des Fahrzeugs stellt einen geldwerten Vorteil dar, der versteuert werden muss. Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Versteuerung, wobei die 1-Prozent-Regelung und das Fahrtenbuch die bekanntesten sind. Ihre Wahl kann je nach Häufigkeit der Nutzung des Firmenwagens Vor- oder Nachteile für Sie haben.

Sobald Sie sich für eine Variante entschieden haben, müssen Sie für den Rest des Jahres dabei bleiben, es sei denn, das Fahrzeug wird gewechselt.

Bei der 1-Prozent-Regelung handelt es sich um eine pauschale Versteuerung, die mit weniger Aufwand verbunden ist. Allerdings kann es unter Umständen dazu kommen, dass Sie mehr Steuern als nötig zahlen. Dabei wird jeden Monat ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs versteuert, unabhängig davon, wie oft Sie es tatsächlich nutzen. Es zählt der Listenpreis des Fahrzeugs, nicht der tatsächliche Anschaffungspreis.

Beispiel: Wenn der Arbeitgeber den Firmenwagen für 17.000 Euro erwirbt, der Listenpreis jedoch bei 25.000 Euro liegt, beträgt der geldwerte Vorteil für die private Nutzung ein Prozent davon, also 250 Euro pro Monat. Zusätzlich wird ein pauschaler Wert für die Nutzung für den Arbeitsweg berechnet, der der Summe hinzugefügt wird.

Die Alternative ist das Fahrtenbuch, vor allem dann sinnvoll, wenn Sie das Fahrzeug eher selten privat nutzen. Diese Methode erfordert jedoch mehr Aufwand, da für jede Fahrt Daten wie Datum, Kilometerstand, Zweck und Ziel der Fahrt festgehalten werden müssen. Wenn das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt wird, kann dies zum Verlust des steuerlichen Vorteils führen.